Resmi Kayıtlar
Bina Karar Defteri
Kat mülkiyeti kanuna göre sadece Apartman karar defterinin onaylı olması gereklidir, şekilinde ifade edilse de HAKTAN yönetim, ileride sorun yaşamamak için tüm defterlerin kullanıma başlamadan noter onaylı olmasını önermektedir. Apartman yönetimi, site yönetimi ve bina yönetimi hukuki soru yaşanmaması için bu kurallara uymak zorundadır.
Apartman karar defterinin en üstüne toplantıya katılan kat maliklerinin ismi yazılır. Toplantıya katılmayan fakat yazılı olarak yetki verilen kişiler var ise yazılar saklanmak üzere teslim alınarak onlar da söz sahibi sayılır.
Daha sonra alt tarafa madde madde alınan kararlar öncelikleri ile yazılır.
Eski Yönetici maksatlı ve kasıtlı olarak apartman karar defterini Kat malikleri toplantısına getirmez ise kat maliklerinin düz beyaz bir kağıt üzerine alacakları karar ve yeterli imzaları ile hukuken geçerlidir.
Karar defteri, yönetimin yıl sonunda hesaplarını ibra etmesinde, apartmanda alınan her kararın yazılmasında esas belgedir. Karar defterinin tüm sahifeleri dolduğu zaman yenisi alınarak aynı şekilde noter onaylı olacak şekilde kullanıma başlanır.
Bina İşletme Defteri
Kat Mülkiyeti Kanunu gereğince apartman yönetimi, site yönetimi, veya bina yönetimi ile residans yönetimi genel kurulda kat maliklerine yönetim döneminde toplanan gelirlerle yapılan harcamaların usulüne uygun ve belgelerine dayanarak hesabını vermek zorunluluğu vardır. Bu hesabı ister bir çizelge hazırlayarak çıkarır isterse defter tutup bunların sonuç belgeleriyle ( işletme hesabı veya bilanço-gelir tablosu ) açıklar.Basit düzende bir işletme defteri bulundurmak ve bu deftere kayıtların düzgün ve zamanında geçmesi gerekmektedir
HAKTAN Yönetim, bina, apartman veya sitenin büyüklüğüne göre işletme veya bilanço usulüne göre defter tutulmak suretiyle ve bu defterlerin sonuç raporlarına göre her 3(üç) aylık dönemlerde denetçilere denetim ve kat maliklerine de genel kurulda hesap vermektedir.
Bilanço usulünde tahakkuk esasına göre kayıt tutulur. İşletme Hesabında tahakkuk usulüne göre tutmak olanaklı değildir, bu nedenle tahsilat ve ödemeler kaydedilir. Ödenmemiş gider borçları ile tahsil edilmemiş gelir alacakları ayrı çizelgelerde çıkarılıp genel kurula sunulur.Genel kurul zamanlarında bu işletme defteri denetçiler tarafından incelenmekte ayrıca tahsil edilemeyen aidatların icra takibi sırasında da avukat tarafından mahkemeye ispat için işletme defteri dökümleri gerekmektedir.